【面接で不採用に】採用担当者へ理由を聞くならこの方法がベスト

2022年8月10日

「不採用」の面接結果がメールや書面で送られるとガッカリします。それと同時に『何がダメだったんだろう』と疑問が生じます。

最終面接なら、なおさらショックは計り知れず、やがて怒りがこみあげてくるでしょう。

そこで、決して簡単ではないことを理解した上で、採用担当者に対して不採用の理由を聞く方法はあるのでしょうか?

私は大手企業の新卒・中途採用に15年以上携わっている現役面接官の「はれきち」です。採用者の立場側から、どのような方法で聞いたらよいのかアドバイスします。

この記事でわかること
  • 理由を聞く方法
  • 人事部は簡単に教えてくれない
  • 教えてもらうコツとは
  • 具体的な問い合わせ例文
  • わが社の不採用理由

この記事を読めば、ほとんどは理由を教えてもらえないことがわかります。ただし、最終面接の結果に限っては、採用担当者へ直接メールすると教えてもらえる場合があります。また、どの段階で不採用になったかで、およその理由がわかるでしょう。

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理由を聞く方法

不採用になれば、ほとんどの場合お祈りメールがきます。お祈りメールの理由を聞きたい場合、問い合わせは可能なのでしょうか?

問い合わせることは可能です。

わが社では毎年、数は少ないですが数名ほど問い合わせがきます。その際どんな方法でくるのか教えます。

問い合わせ方法
《いつ》:不採用メールおよび連絡が来たらすぐに
《誰に》:人事部の採用担当者宛に
《どんな方法》:電話ではなくメールで

聞くタイミング

不採用メールがきて、数週間後に問い合わせたら相手にされません。もし問い合わせるならメールや書面が届いたらすぐに対処しましょう。

不採用通知は大手企業になれば何十、何百通と送っているので時間が経つと埋もれてしまいます。

人事部の採用担当者宛へ

誰に問い合わせるかは非常に重要です。答えてもらえるのかは宛先にかかっているといっても過言ではありません。

  • 会社宛
  • 人事部宛
  • 人事部担当者様宛
  • 人事部○○様宛
  • 面接官宛

宛先は主に5つ考えられます。このうち返信を期待できるのは『人事部○○様宛』のみです。

その他は明確に担当を指定しないので、まともな返信は期待できません。

よって、人事部の誰に問い合わせるかが大事です。その際、人事部担当者様ではなく、人事部○○様宛と名前まで記入しましょう。

電話ではなくメール

問い合わせる際は電話ではなく、メールが必須です。採用期間中、人事部は忙しくなかなか電話に出られません。ほとんどは事務の人に断られるため、メールで問い合わせしましょう。

はれきち
はれきち

一度不採用になってるからダメ元で問い合わせるのはアリです

簡単には教えてくれない

「私の何がダメだった?」、「採用条件を満たせていなかった点はどこ?」

このように採用担当へメールで問い合わせてたら、教えてくれません。

これには簡単に教えられない理由があるのです。

  • 面接基準をオープンにできない
  • 誤解を生むことを恐れている
  • 問い合わせに対応できる人員がいない

面接基準

面接で合格なのか、不合格なのか判断するため、必ず面接(採用)基準の項目を設けています。ひとつの基準例を紹介します。

面接基準の項目
①入社意欲
②熱意
③コミュニケーション力
④積極性
⑤協調性
⑥ストレス耐性
⑦適応能力
⑧明るさ
⑨リーダーシップ力
⑩行動力

これらを点数化して、合否を決めているのです。例えば、入社意欲8点、熱意6点、コミュニケーション力3点… 合計62/100点とします。

二次面接の合格ラインを80点としたら、62点では不合格になるのです。

会社によって、面接基準の項目は異なります。点数化して判断するところや、逆に点数化せず客観的に合格や不合格を判断する会社もあります。

一次面接は点数化、二次面接は点数化、最終面接は客観的に判断という会社もあるでしょう。これらはオープンにできない情報なのです。

誤解を生む

あなたの不採用理由は「○○が足りなかったから」と伝えると誤解を生んでしまいます。面接官の客観的な判断なので、決して能力が低いとか人間性に問題あるわけではありません。勘違いされて、悩みが深くなっては困るのです。

テストのように答えがあり、完全に数値化されていれば、みんなが納得します。しかし、面接は立ち会った面接官の感性によって、点数化しているだけなので、面接官が異なれば見方も当然変わります。

はれきち
はれきち

相対的な理由もあるので、一概に説明するの難しいのです

対応できる人員がいない

SNSでこの会社は問い合わせすれば、不採用になった理由を必ず教えてくれるとなれば、人事部として対応できなくなります。人員は少ないですからね。

書類選考で落ちた理由、一次面接や二次面接、最終面接で落ちた理由を説明したらとんでもない人員と時間が必要になります。

面接で合否判定する場合は必ず合格理由(採点)を記載しています。または逆に不合格なら、その理由を記入しています。

問い合わせに対して、採用診断票(総評)を見るとおよその理由はわかるのです。

ほとんどの会社は、人事部は少ない人員で採用活動をしています。よって、不採用の問い合わせに対して、ひとりひとり答える余力はありません。

教えてもらうコツとは

通常のやり方では不採用理由を簡単に教えてもらえないことはわかりましたよね。

教えてもらうにはちょっとしたコツがあるのです。

教えてもらうコツとは
・最終面接で不採用になった場合
・人事部の採用担当者名宛で直接メール
・疑問や怒りではなく、前向きな文章

一次、二次面接は、対応する面接官の人数多いです。人事部だけでなく、営業課長、総務課長、生産課長、支店長、所長が面接官として対応します。

不採用になった本当の理由を知るには、担当した面接官に直接聞かなければなりません。これはかなりハードルが高いですよね。

しかし、最終面接は人事担当者が必ず立ち会っております。どういった状況だったのか直接見ています。

それに最終面接に進めば、一次、二次面接の時より、人事担当者と親近感がわいていますからね。そうです、教えてもらうには採用者との距離感が大事です。

よって、最終面接で不採用になったのであれば、教えてもらえる可能性があります。

人事部担当者宛に直接メール

顔がわかって、名前がわかるなら、必ず名前でメールしましょう。人事部宛、面接官宛、会社宛てだと的が大きく、まともに返答してくれません。

必ず採用担当の○○様、もしくは人事部○○様宛にメールしましょう。名指しの方が返信確率が少しでも上がります。

メールの内容

メールの内容が疑問に思っている、採用基準がわからない、納得がいかないなどの理由だと軽くあしらわれます。

そうではなく、今後の面接に活かしたい、自分の成長のためにアドバイスを頂けないかと問い合わせすれば、結果はことなるかも。

例えば、

「最終面接ではもっと気持ちを表情にだすとよかったです。」あるいは「もっと入社意欲を役員へアピールするとよかったです」とアドバイスがもらえるかもしれません。

はれきち
はれきち

あなたが顔を覚えているなら、人事担当者も必ず覚えているでしょう

問い合わせ例文

では一体どのようにメールすれば返信率が高くなるのか、例文を紹介いたします。

件名:不採用に関する問い合わせ

○○株式会社

人事部課長□□様

お世話になります。

先日、最終面接をさせて頂いた◇◇大学の△△△△(フルネーム)と申します。

この度、残念ながら不採用という結果となりましたが、人事部課長○○様の丁寧な会社説明は非常に参考になりました。ただ、御社の採用レベルに達しておらず、歯がゆい気持ちでいっぱいです。

そこで今後の面接に役立てるために、何かひとつでもアドバイス等頂けたら幸いです。

お忙しいところ申し訳ありませんが、よろしくお願い致します。

◇◇大学△△△△

ポイント①

何がダメだったか、具体的な点を教えて欲しいといわないこと。

具体性を求めると「お答えしかねます」とお決まりの文章で跳ね返されます。

ポイント②

採用担当者との親近感があれば、あるほど教えてもらえる可能性は高くなります。距離が縮まるような文章があるとよいでしょう。

ポイント③

不採用になった理由を問い詰めるのではなく、あくまでも自分成長するためにアドバイスがほしいと訴えることが大事。

当たり障りのないあっさりとした文章だと、「お答えしかねます」、「一切お答えすることができません」と返ってくるでしょう。

不採用になった明確な理由を聞きだすのではなく、アドバイスをもらうこと念頭に問い合わせるとよいでしょう。

わが社の不採用理由

不採用になるにはいくつか理由があります。どの段階で不採用になったかでおおよその見当がつきます。

  • 書類選考
  • 一次面接
  • 二次面接
  • 最終面接

私の会社を例に不採用になる理由をお伝えします。

書類選考

書類選考で落ちるのは志望動機や自己PRが抽象的な表現になっていることが多いです。読んでいて、頭の中に全く映像が浮かんでこないパターンです。

一次面接

一次面接では優秀な人を選ぶというよりは、採用基準があきらかに達していない人を落とします。特に第一印象が悪いとダメです。

  • 表情が暗い
  • 清潔感がない
  • 落ち着きがない
  • 声が小さい
  • 消極的

第一印象が悪いと判断されれば、くつがえすのは大変です。

>>【採用者回答】面接は見た目で決まるって本当?意識することは【2つだけ】

二次面接

二次面接では一番合格率が低くなります。一番重要視されるのはコミュニケーション能力です。会話のスムーズさ、目線、説得する力が求められます。当然、質問に対して的を得ない回答をすると落とされます。

面接官の質問意図を考えながら答えましょう。

>>面接はコミュニケーション能力の高さが一番評価されるって本当?

最終面接

最終面接では社長や取締役が参加します。役員は質問に対して論理的な思考より、熱意を好む傾向が強いです。よって、入社熱意が伝わらないと能力が高くても落とされます。

>>最終面接で落ちる理由は何?一次、二次面接と違う【合格基準にあり】




まとめ

不採用理由に関して、通常の問い合わせ方だと返答してくれません。

しかし、採用担当者もあなたと同じ人間です。採用担当者は情に訴えられると弱いです。親切心や頑張ってもらいたい気持ちがあるため、アドバイスしてくれる場合があるでしょう。

現に私宛へ届いたメールに回答したことがあります。最終面接で紙一重で落ちた就活生に対して、決して内容は悪くなく、相対的評価で落とさせてもらったことを伝えたことがあります。もっと入社の熱意が役員へ伝わるとよかったことをアドバイスしました。

超大手企業だと難しいですが、モヤモヤで次の面接にチャレンジするぐらいなら、採用担当者へ不採用理由をダメ元で聞くとよいでしょう。

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Posted by はれきち