【web面接】日程連絡メール来た､どう返信すれば正解?【採用者回答】
企業説明会や面接はすっかりwebで行うのが一般化されています。その際、企業とのやりとりは電話や書面ではなくメールがほとんどです。
web面接の日程調整もメールで行われます。では日程連絡が来たらどのように返信すればよいのでしょうか？
私は大手企業の新卒・中途採用活動を15年以上している現役面接官の「はれきち」と申します。
採用する側の立場として、あなたの悩みを少しでも解決できるよう合否のポイントをぶっちゃけて配信しています(Twitter版はこちら）。
- 返信しなければ、確認したことにならない
- 日程連絡が来た場合の返信手順（例文あり）
- 日程変更したい場合の返信手順（例文あり）
- 一度OKして、急遽都合が悪くなった場合
- web面接後のお礼メールは不要
返信のスピード、書き方でどの程度、力量があるかわかるのでしっかり対応しましょう。
仕事ができる人ほど返信が早い
企業が日程連絡をメールで行う理由
企業は日程連絡を電話や書面でもなく、メールで行うには理由があるのです。
＜3つの理由＞
・必ず記録が残る
・空き時間で確認できる
・返信すればOKとかわかる
必ず記録が残る
メールなので履歴が残ります。面接の日時を一時的に忘れても後で見返し、確認することができます。電話だと｢言った、言わない｣になるので、メールの方が確実です。
空き時間で確認できる
メールなので自分の空いた時間でチェックすることができます。時間の制限を受けません。電話だと双方のタイミングが合わないと難しいですもんね。
返信すればOKとかわかる
これは一番のメリットですが、返信すればメールを確認したことが確実にわかります。逆に返信がないと見たのか見ていないのかわかりません。書面だと信じるしかありませんもんね。
メールチェックしたことを相手に伝える意味として、必ず返信してください。そのまま放置はダメです。
面接アプリのURLも
一緒にのせられるので
メールは便利です
日程連絡メールが来た場合の返信手順
企業説明会からweb面接に進むと一次面接の案内がメールで送られてきます。
日時：一次面接 〇月〇日△時～
日時を確認する
確認すべき点は『日程と時間』です。スケジュール帳をみて、他の面接とダブっていないか確認しましょう。
ダブっていると時間変更をお願いすることになります。または、日程変更をすることに。
確認後すぐに返信する
問題なければ、すぐに返信しましょう。変にあとで返そうと思うと忘れやすいです。遅くても３日以内に返信するようにしてください。あまりにも返信が遅いと｢メール届いてますか｣と採用担当から電話がかかってきますので注意してください。
＜例文＞
件名：Re:面接日程の連絡
○○株式会社
人事部△△様
お世話になります。
○○大学△学部□学科の就職太郎（フルネーム）と申します。
この度、web面接の日程を調整して頂きありがとうございます。
一次面接 〇月〇日△時～ 承知致しました。
当日は何卒宜しくお願い致します。
・・・・・・・・・・・・・・
- 就職太郎
- 郵便番号×××-××××
- 東京都○○区○○1丁目1‐1
- TEL090‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
- Mail:syusyoku-t@〇〇〇.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・
不要なことは書かず、シンプルな書式で構いません。
また、送られたメールに対して返信しましょう。誤って間違ったアドレスへ送る心配がありません。
日程変更したい場合の返信手順
日時の都合がどうしても悪い場合はどうしたらよいのでしょうか？
安心してください。変更してもマイナス評価になることはありません。
ただし、次の手順を守ってください。
都合が悪い理由を述べる
理由を述べる時に注意点があります。「他社の面接を優先したい」と正直に言うことはできません。他社の方が優先順位が高くなりますからね。
ここはシンプルに『私用のため』だけでよいです。深く追及されることはありません。
複数の候補日をあげる
こちらから大丈夫な日程を複数以上、列挙して返信しましょう。
都合が悪い理由だけを送ると、企業から再度、日時が送られてきます。
それも都合が悪ければ、印象が悪くなってしまうので、あらかじめ大丈夫な日を２，３日列挙してください。
＜例文＞
件名：Re:面接日程の連絡
○○株式会社
人事部△△様
お世話になります。
○○大学△学部□学科の就職太郎（フルネーム）と申します。
この度、web面接の日程を調整して頂きましたが、どうしても外せない私用があるため参加できません。
誠に申し訳ないのですが、再度調整して頂くことは可能でしょうか。
・〇月〇日 △～△時の間可能
・〇月〇日 終日可能
・〇月〇日 終日可能
お手数おかけし申し訳ありませんが、宜しくお願い致します。
・・・・・・・・・・・・・・
- 就職太郎
- 郵便番号×××-××××
- 東京都○○区○○1丁目1‐1
- TEL090‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
- Mail:syusyoku-t@〇〇〇.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・
「長めの言い訳」や「身内を病気にすること」は、あまり好ましくありません。はっきりと外せない『私用』と書いておけば、相手は病院かな？、卒論絡みかな？と想像をしてくれます。
間違っても「他社と面接が重なった」とは書かないようにしてください。例えそうだとしても。
一度OKして、急遽都合が悪くなった場合
体調が急遽悪くなり、日程を変更してもらいたい場合はどうしたらよいのでしょうか？当日と前日かによって、対応が異なります。
・当日→電話
・前日より以前→メール
この場合は当日であれば、メールではなく電話を入れましょう。緊急性の高いときはメールではなく電話です。電話で理由を述べましょう。この場合は「私用」ではなく、「体調が悪い」、「熱がでたため」、「身内に不幸があった」などの理由を伝えてください。
前日に体調を崩したのであれば、メールで構いません。
この時期は体調を優先しましょう
web面接終了後のお礼メールは不要
web面接時にお礼は既に画面越しに言っているので、改めてメールで伝える必要はありません。そこまで丁寧に対応しなくて結構です。
たまにお礼メール来ますが、評価がプラスになることはありません。
どうしてもお礼を伝えたいなら、二次面接の日時を案内されたとき、返信時に述べましょう。
面接受ける前にセルフチェック
いきなり面接を受ける前にセルフチェックで現状把握しましょう。
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39点以下は危険度MAXですよ。
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まとめ
日程連絡のメールが来たら、やるべきことは日程を確認し、素早く返信することです。返信されれば、面接日時を承諾したことになります。
逆に返信がなければ、上手く届いていないのか？アドレスが他の人のところへ行った誤送信ではないか疑ったりします。
ポイントは早く返信することを意識しましょう。
社会人になると仕事ができる人ほどメールの返信が早いためです。
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