【web面接】日程連絡メール来た、どう返信すれば正解?【採用者回答】

2021年5月27日

メール返信

企業説明会や面接はすっかりwebで行うのが一般的になっています。その際、企業とのやりとりは電話や書面ではなくメールがほとんどです。

web面接の日程調整もメールで行われます。では日程確定メールが来たらどのように返信すればよいのでしょうか?

私は大手企業の新卒採用活動を15年以上している現役面接官の「はれきち」です。採用側の立場で、どうするのが正解なのかアドバイスします。

この記事でわかること
  • 返信しなければ、確認したことにならない
  • 日程連絡が来た場合の返信メール(例文あり)
  • 日程変更したい場合の返信メール(例文あり)
  • 一度OKして、急遽都合が悪くなった場合
  • web面接後のお礼メールは不要

この記事を読めば、日程確定の連絡が来た場合、どのようにメール返信すればよいかわかります。返信のスピード、書き方でどの程度、力量があるかわかるためしっかり対処しましょう。

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仕事ができる人ほどメールの返信が早い

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企業が日程連絡をメールで行う理由

企業群

企業は日程連絡を電話や書面でもなく、メールで行うには理由があるのです。

<3つの理由>

・必ず記録が残る

・空き時間で確認できる

・返信すればOKとかわかる

必ず記録が残る

メールなので履歴が必ず残ります。面接の日時を一時的に忘れても後で見返し、確認することができます。電話だと「言った、言わない」になるので、メールの方が確実なのです。

空き時間で確認できる

メールなので自分の空いた時間でチェックすることができます。時間の制限を受けません。電話だと双方のタイミングが合わないと連絡が遅くなります。採用時期の人事部は目まぐるしい忙しさになるためメールの方が助かるのです。

返信すればOKとかわかる

これは一番のメリットですが、返信すればメールを確認したことが確実にわかります。逆に返信がないと見たのか見ていないのかわかりません。書面だと信じるしかありませんもんね。

メールを返信すれば、連絡事項を必ずチェックしたことになるのです。放置はチェックしたことにならないので一番ダメです。

はれきち
はれきち

面接アプリのURLも
一緒にのせられるので
メールは便利です

日程確定メールが来た場合の返信手順

企業説明会からweb面接に進むと一次面接の案内がメールで送られてきます。

企業からあなた宛てのメール文(例)

件名:一次面接の日時について【○○会社】

○○様

お世話になります。

◇◇会社人事部の△△と申します。一次面接の案内を致します。

日時:一次面接 〇月〇日△時~

面接アプリについて、URL:□□□□

当日は5分前に面接アプリをつなげてお待ちください。なお、ご都合が悪い場合は2,3候補日をお伝えください。

宜しくお願いします。

日時を確認する

確認すべき点は『日程と時間』です。スケジュール帳をみて、他の面接とダブっていないか確認しましょう。

ダブっていると時間変更をお願いしなければなりません。または、時間ではなく日程変更をすることになります。

確認後すぐに返信する

問題なければ、すぐに返信しましょう。変にあとで返そうと思うと忘れます。遅くても2日以内に返信するようにしてください。あまりにも返信が遅いと「メール届いてますか」と採用担当から電話がかかってきますので注意してください。

<例文>

件名:Re: 一次面接の日時について【○○会社】

○○株式会社

人事部△△様

お世話になります。

○○大学△学部□学科の就職太郎(フルネーム)と申します。

この度、web面接の日程を調整して頂きありがとうございます。

一次面接 〇月〇日△時~ 承知致しました。

当日は何卒宜しくお願い致します。

・・・・・・・・・・・・・・

  • 就職太郎
  • 郵便番号×××-××××
  • 東京都○○区○○1丁目1‐1
  • TEL090‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
  • Mail:syusyoku-t@〇〇〇.co.jp

・・・・・・・・・・・・・・・

不要なことは書かず、シンプルな書式で構いません。

また、送られたメールに対して返信しましょう。誤って間違ったアドレスへ送る心配がありません。

こちらを返信した時点で面接日時が確定したことになります。

はれきち
はれきち

社会人だとメールに対して返信常識です

日程変更したい場合の返信手順

日時の都合がどうしても悪い場合はどうしたらよいのでしょうか?

安心してください。変更してマイナス評価になることはありません。

ただし、次の手順を守ってください。

都合が悪い理由を述べる

理由を述べる時に注意点があります。「他社の面接を優先したい」と正直に言うことはできません(例えそうであったとしても)他社の方が優先順位が高くなりますからね。

ここはシンプルに『私用のため』だけでよいです。深く追及されることはありません。

複数の候補日をあげる

こちらから大丈夫な日程を複数以上、列挙して返信しましょう。都合が悪い理由だけを送ると、企業から再度、日時が送られてきます。

それも都合が悪ければ、印象が悪くなってしまうので、あらかじめ大丈夫な日を2,3日列挙しましょう。

<例文>

件名:Re:一次面接の日時について【○○会社】

○○株式会社

人事部△△様

お世話になります。

○○大学△学部□学科の就職太郎(フルネーム)と申します。

この度、web面接の日程を調整して頂きましたが、どうしても外せない私用があるため参加できません。

誠に申し訳ないのですが、再度調整して頂くことは可能でしょうか。

・〇月〇日 △~△時の間可能

・〇月〇日 終日可能

・〇月〇日 終日可能

お手数をおかけし申し訳ございませんが、宜しくお願い致します。

・・・・・・・・・・・・・・

  • 就職太郎
  • 郵便番号×××-××××
  • 東京都○○区○○1丁目1‐1
  • TEL090‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
  • Mail:syusyoku-t@〇〇〇.co.jp

・・・・・・・・・・・・・・・

「長めの言い訳」や「身内を病気にすること」は、あまり好ましくありません。はっきりと外せない『私用』と書いておけば、相手は病院かな?、卒論絡みかな?と想像をしてくれます。

間違っても「他社と面接が重なった」とは書かないようにしましょう。

一度OKして、急遽都合が悪くなった場合

体調が急遽悪くなり、日程を変更してもらいたい場合はどうしたらよいのでしょうか?当日と前日かによって、対応が異なります。

・当日→電話

・前日より以前→メール

この場合は当日であれば、メールではなく電話を入れましょう。緊急性の高いときはメールではなく電話です。電話で理由を述べましょう。この場合は「私用」ではなく、「体調が悪い」、「熱がでたため」、「身内に不幸があった」などの理由を伝えてください。

前日や前々日に体調を崩したのであれば、メールで構いません。

はれきち
はれきち

今時期は体調を優先してください

対面の面接をweb面接にしてほしい場合

最近は徐々に対面の面接が増えています。対面の日程連絡が来たメールに対し、web面接を希望するならどうしたらよいのでしょうか?

ポイントはあまり強く言いすぎないことです。「web面接を実施しているなら希望いたします」と伝えると柔らかくなります。

<例文>

件名:Re: 一次面接の日時について【○○会社】

○○株式会社

人事部△△様

お世話になります。

○○大学△学部□学科の就職太郎(フルネーム)と申します。

この度、面接の日程を調整して頂きありがとうございます。

一次面接 〇月〇日△時~ 承知致しました。

一点確認したいことがございますが、web面接は実施しているのでしょうか。両方実施しているのであれば、web面接を希望したいと考えています。

当日は何卒宜しくお願い致します。

・・・・・・・・・・・・・・

  • 就職太郎
  • 郵便番号×××-××××
  • 東京都○○区○○1丁目1‐1
  • TEL090‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
  • Mail:syusyoku-t@〇〇〇.co.jp

・・・・・・・・・・・・・・・

web面接終了後のお礼メールは不要

web面接時にお礼は既に画面越しで言っているので、改めてメールで伝える必要はありません。そこまで丁寧に対応しなくて結構です。

たまにお礼メール来ますが、評価がプラスになることはありません。

どうしてもお礼を伝えたいなら、二次面接の日時を案内されたとき、返信時に述べましょう。

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まとめ

日程確定のメールが来たら、やるべきことは日程を確認し、素早く返信することです。返信すれば、面接日時を承諾したことになります。

逆に返信が遅くなれば、まだ見ていないのかな?アドレスが他の人へ行った誤送信ではないか心配されます。

ポイントはできるだけ早く返信することを意識しましょう。社会人になると仕事ができる人ほどメールの返信が早いためです。

連絡が来た次の日までにメールで返すとあなたは仕事ができる人と認識されるでしょう。

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Posted by はれきち