【web面接】日程連絡メール来た､どう返信すれば正解?【採用者回答】
企業説明会や面接はすっかりwebで行うのが一般的になっています。その際、企業とのやりとりは電話や書面ではなくメールがほとんどです。
web面接の日程調整もメールで行われます。では日程確定メールが来たらどのように返信すればよいのでしょうか？
私は大手企業の新卒採用活動を15年以上している現役面接官の「はれきち」です。採用側の立場で、どうするのが正解なのかアドバイスします。
- 返信しなければ、確認したことにならない
- 日程連絡が来た場合の返信メール（例文あり）
- 日程変更したい場合の返信メール（例文あり）
- 一度OKして、急遽都合が悪くなった場合
- web面接後のお礼メールは不要
この記事を読めば、日程確定の連絡が来た場合、どのようにメール返信すればよいかわかります。返信のスピード、書き方でどの程度、力量があるかわかるためしっかり対処しましょう。
仕事ができる人ほどメールの返信が早い
企業が日程連絡をメールで行う理由
企業は日程連絡を電話や書面でもなく、メールで行うには理由があるのです。
＜3つの理由＞
・必ず記録が残る
・空き時間で確認できる
・返信すればOKとかわかる
必ず記録が残る
メールなので履歴が必ず残ります。面接の日時を一時的に忘れても後で見返し、確認することができます。電話だと｢言った、言わない｣になるので、メールの方が確実なのです。
空き時間で確認できる
メールなので自分の空いた時間でチェックすることができます。時間の制限を受けません。電話だと双方のタイミングが合わないと連絡が遅くなります。採用時期の人事部は目まぐるしい忙しさになるためメールの方が助かるのです。
返信すればOKとかわかる
これは一番のメリットですが、返信すればメールを確認したことが確実にわかります。逆に返信がないと見たのか見ていないのかわかりません。書面だと信じるしかありませんもんね。
メールを返信すれば、連絡事項を必ずチェックしたことになるのです。放置はチェックしたことにならないので一番ダメです。
面接アプリのURLも
一緒にのせられるので
メールは便利です
日程確定メールが来た場合の返信手順
企業説明会からweb面接に進むと一次面接の案内がメールで送られてきます。
企業からあなた宛てのメール文（例）
件名：一次面接の日時について【○○会社】
○○様
お世話になります。
◇◇会社人事部の△△と申します。一次面接の案内を致します。
日時：一次面接 〇月〇日△時～
面接アプリについて、URL：□□□□
当日は5分前に面接アプリをつなげてお待ちください。なお、ご都合が悪い場合は2，３候補日をお伝えください。
宜しくお願いします。
日時を確認する
確認すべき点は『日程と時間』です。スケジュール帳をみて、他の面接とダブっていないか確認しましょう。
ダブっていると時間変更をお願いしなければなりません。または、時間ではなく日程変更をすることになります。
確認後すぐに返信する
問題なければ、すぐに返信しましょう。変にあとで返そうと思うと忘れます。遅くても2日以内に返信するようにしてください。あまりにも返信が遅いと｢メール届いてますか｣と採用担当から電話がかかってきますので注意してください。
＜例文＞
件名：Re: 一次面接の日時について【○○会社】
○○株式会社
人事部△△様
お世話になります。
○○大学△学部□学科の就職太郎（フルネーム）と申します。
この度、web面接の日程を調整して頂きありがとうございます。
一次面接 〇月〇日△時～ 承知致しました。
当日は何卒宜しくお願い致します。
・・・・・・・・・・・・・・
- 就職太郎
- 郵便番号×××-××××
- 東京都○○区○○1丁目1‐1
- TEL090‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
- Mail:syusyoku-t@〇〇〇.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・
不要なことは書かず、シンプルな書式で構いません。
また、送られたメールに対して返信しましょう。誤って間違ったアドレスへ送る心配がありません。
こちらを返信した時点で面接日時が確定したことになります。
社会人だとメールに対して返信が常識です
日程変更したい場合の返信手順
日時の都合がどうしても悪い場合はどうしたらよいのでしょうか？
安心してください。変更してマイナス評価になることはありません。
ただし、次の手順を守ってください。
都合が悪い理由を述べる
理由を述べる時に注意点があります。「他社の面接を優先したい」と正直に言うことはできません（例えそうであったとしても）。他社の方が優先順位が高くなりますからね。
ここはシンプルに『私用のため』だけでよいです。深く追及されることはありません。
複数の候補日をあげる
こちらから大丈夫な日程を複数以上、列挙して返信しましょう。都合が悪い理由だけを送ると、企業から再度、日時が送られてきます。
それも都合が悪ければ、印象が悪くなってしまうので、あらかじめ大丈夫な日を２，３日列挙しましょう。
＜例文＞
件名：Re:一次面接の日時について【○○会社】
○○株式会社
人事部△△様
お世話になります。
○○大学△学部□学科の就職太郎（フルネーム）と申します。
この度、web面接の日程を調整して頂きましたが、どうしても外せない私用があるため参加できません。
誠に申し訳ないのですが、再度調整して頂くことは可能でしょうか。
・〇月〇日 △～△時の間可能
・〇月〇日 終日可能
・〇月〇日 終日可能
お手数をおかけし申し訳ございませんが、宜しくお願い致します。
・・・・・・・・・・・・・・
- 就職太郎
- 郵便番号×××-××××
- 東京都○○区○○1丁目1‐1
- TEL090‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
- Mail:syusyoku-t@〇〇〇.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・
「長めの言い訳」や「身内を病気にすること」は、あまり好ましくありません。はっきりと外せない『私用』と書いておけば、相手は病院かな？、卒論絡みかな？と想像をしてくれます。
間違っても「他社と面接が重なった」とは書かないようにしましょう。
一度OKして、急遽都合が悪くなった場合
体調が急遽悪くなり、日程を変更してもらいたい場合はどうしたらよいのでしょうか？当日と前日かによって、対応が異なります。
・当日→電話
・前日より以前→メール
この場合は当日であれば、メールではなく電話を入れましょう。緊急性の高いときはメールではなく電話です。電話で理由を述べましょう。この場合は「私用」ではなく、「体調が悪い」、「熱がでたため」、「身内に不幸があった」などの理由を伝えてください。
前日や前々日に体調を崩したのであれば、メールで構いません。
今時期は体調を優先してください
対面の面接をweb面接にしてほしい場合
最近は徐々に対面の面接が増えています。対面の日程連絡が来たメールに対し、web面接を希望するならどうしたらよいのでしょうか？
ポイントはあまり強く言いすぎないことです。「web面接を実施しているなら希望いたします」と伝えると柔らかくなります。
＜例文＞
件名：Re: 一次面接の日時について【○○会社】
○○株式会社
人事部△△様
お世話になります。
○○大学△学部□学科の就職太郎（フルネーム）と申します。
この度、面接の日程を調整して頂きありがとうございます。
一次面接 〇月〇日△時～ 承知致しました。
一点確認したいことがございますが、web面接は実施しているのでしょうか。両方実施しているのであれば、web面接を希望したいと考えています。
当日は何卒宜しくお願い致します。
・・・・・・・・・・・・・・
- 就職太郎
- 郵便番号×××-××××
- 東京都○○区○○1丁目1‐1
- TEL090‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
- Mail:syusyoku-t@〇〇〇.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・
web面接終了後のお礼メールは不要
web面接時にお礼は既に画面越しで言っているので、改めてメールで伝える必要はありません。そこまで丁寧に対応しなくて結構です。
たまにお礼メール来ますが、評価がプラスになることはありません。
どうしてもお礼を伝えたいなら、二次面接の日時を案内されたとき、返信時に述べましょう。
面接受ける前にセルフチェック
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まとめ
日程確定のメールが来たら、やるべきことは日程を確認し、素早く返信することです。返信すれば、面接日時を承諾したことになります。
逆に返信が遅くなれば、まだ見ていないのかな？アドレスが他の人へ行った誤送信ではないか心配されます。
ポイントはできるだけ早く返信することを意識しましょう。社会人になると仕事ができる人ほどメールの返信が早いためです。
連絡が来た次の日までにメールで返すとあなたは仕事ができる人と認識されるでしょう。
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