【web面接】日程連絡メール来た､どう返信すれば正解?【採用者回答】

企業説明会や面接はすっかりwebで行うのが一般的になっています。その際、企業とのやりとりは電話や書面ではなくメールがほとんどです。

web面接の日程調整もメールで行われます。では日程確定メールが来たらどのように返信すればよいのでしょうか？

私は大手企業の新卒採用活動を15年以上している現役面接官の「はれきち」です。採用側の立場で、どうするのが正解なのかアドバイスします。

この記事を読めば、日程確定の連絡が来た場合、どのようにメール返信すればよいかわかります。返信のスピード、書き方でどの程度、力量があるかわかるためしっかり対処しましょう。

企業が日程連絡をメールで行う理由

企業は日程連絡を電話や書面でもなく、メールで行うには理由があるのです。

必ず記録が残る

メールなので履歴が必ず残ります。面接の日時を一時的に忘れても後で見返し、確認することができます。電話だと｢言った、言わない｣になるので、メールの方が確実なのです。

空き時間で確認できる

メールなので自分の空いた時間でチェックすることができます。時間の制限を受けません。電話だと双方のタイミングが合わないと連絡がつながりません。採用時期の人事部は目まぐるしい忙しさになるためメールの方が助かるのです。

返信すればOKとかわかる

これは一番のメリットですが、返信すればメールを確認したことが確実にわかります。逆に返信がないと見たのか見ていないのかわかりません。書面だと信じるしかありませんもんね。

メールを返信すれば、連絡事項を必ずチェックしたことになるのです。放置はチェックしたことにならないので一番ダメです。

もし日程が合わなければ、変更をお願いすればよいだけですから。

日程確定メールが来た場合の返信手順

企業説明会からweb面接に進むと一次面接の案内がメールで送られてきます。

企業からあなた宛てのメール文（例）

日時を確認する

確認すべき点は『日程と時間』です。スケジュール帳をみて、他の面接とダブっていないか確認しましょう。

ダブっていると時間変更をお願いしなければなりません。または、時間ではなく日程変更をすることになります。

確認後すぐに返信する

問題なければ、すぐに返信しましょう。変にあとで返そうと思うと忘れます。どんなに遅くても2日以内に返信するようにしてください。あまりにも返信が遅いと｢メール届いてますか｣と採用担当から電話がかかってくるため、注意してください。

不要なことは書かず、シンプルな書式で構いません。

また、送られたメールに対して返信しましょう。誤って間違ったアドレスへ送る心配がありません。

こちらを返信した時点で面接日時が確定したことになります。

日程変更したい場合の返信手順

日時の都合がどうしても悪い場合はどうしたらよいのでしょうか？

安心してください。変更してマイナス評価になることはありません。

ただし、次の手順を守ってください。

都合が悪い理由を述べる

理由を述べる時に注意点があります。「他社の面接を優先したい」と正直に言うことはできません（例えそうであったとしても）。他社の方が優先順位が高くなりますからね。

ここはシンプルに『私用のため』だけでよいです。深く追及されることはありません。

複数の候補日をあげる

こちらから大丈夫な日程を複数以上、列挙して返信しましょう。都合が悪い理由だけを送ると、企業から再度、日時が送られてきます。

それも都合が悪ければ、印象が悪くなってしまうので、あらかじめ大丈夫な日を２，３日列挙しましょう。

「長めの言い訳」や「身内を病気にすること」は、あまり好ましくありません。はっきりと外せない『私用』と書いておけば、相手は病院かな？、卒論絡みかな？と想像をしてくれます。

間違っても「他社と面接が重なった」とは書かないようにしましょう。

一度OKして、急遽都合が悪くなった場合

体調が急遽悪くなり、日程を変更してもらいたい場合はどうしたらよいのでしょうか？当日もしくは前日かによって、対応が異なります。

この場合は当日であれば、メールではなく電話を入れましょう。緊急性の高いときはメールではなく電話です。電話で理由を述べましょう。この場合は「私用」ではなく、「体調が悪い」、「熱がでたため」、「身内に不幸があった」などの理由を伝えてください。

前日や前々日に体調を崩したのであれば、メールで構いません。

対面の面接をweb面接にしてほしい場合

最近は徐々に対面の面接が増えています。対面の日程連絡が来たメールに対し、web面接を希望するならどうしたらよいのでしょうか？

ポイントはあまり強く言いすぎないことです。「web面接を実施しているなら希望いたします」と伝えると柔らかくなります。

＞＞【web面接と対面面接】選べるならどっちが有利?知れば得する裏技3つ

web面接終了後のお礼メールは不要

web面接終了時のお礼は不要です。

既に画面越しで言っているので、改めてメールで伝える必要はありません。そこまで丁寧に対応しなくて結構です。

たまにお礼メール来ますが、評価がプラスになることはありません。

どうしてもお礼を伝えたいなら、二次面接の日時を案内されたとき、返信メールで述べましょう。

メールでやり取りするときの注意点

社会人なると電話でやりとりするより、メールで確認する方が多くなります。

そこでメール返信時に注意すべきことをまとめておきます。

メール返信の注意点

・確認したら素早く返信する。
放置は絶対にしない、遅くても2日以内にしましょう。
面接日程の調整は連絡が早ければ早いほど助かるのです。
返信はスピードが一番重要です。

・返信は差出人だけではなくｃｃも含め全返信する。
差出人へ返信するだけでなく、ｃｃに入っている人も含め「全員に返信」するのが常識です。来たメールは通常の返信ではなく、「全員に返信」を選ぶようにしてください。

・返信文は長文ではなく、要点のみで極力シンプルにする。
業務報告ではないので、シンプルが一番です。
採用者はメールを1日に何十通と目を通すため、長文だと疲れます。

・メールを返信する時間は早朝、深夜を避ける。
メールを返信すると必ず時間が記録として残ります。朝の3時、4時だと不規則な生活をしている印象がついてしまいます。なるべく7～20時の間に返信しましょう。

・なれなれしい文章はダメ。
採用者と仲良くなったり、年齢が近いからといって、なれなれしい文章はダメです。あくまでも面接を受ける側の立場を忘れないようにしましょう。

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まとめ

日程確定のメールが来たら、やるべきことは日程を確認し、素早く返信することです。返信すれば、面接日時を承諾したことになります。

逆に返信が遅くなれば、まだ見ていないのかな？アドレスが他の人へ行った誤送信ではないか心配されます。

ポイントはできるだけ早く返信することを意識しましょう。社会人になると仕事ができる人ほどメールの返信が早いためです。

連絡が来た次の日までにメールで返すとあなたは仕事ができる人と認識されるでしょう。