【採用者回答】入社承諾書提出しても辞退は可能、ただし注意点あり

2020年5月19日

入社承諾書を提出すると必ず入社しないといけないと思ってませんか?

・他社の合否を確認したい

・複数内定をもらってどれにするか迷っている

・とりあえずキープして就活したい

などの理由で入社承諾書を提出したいが迷っている人は多いのではないでしょうか。

果たして提出後に辞退はできるのでしょうか?

企業の新卒・中途採用活動を15年以上している現役社員の私がアドバイスいたします。

私は就活に悩む人へ少しでも役立つ情報(レシピ)を提供しています。

この記事では入社承諾書を提出した後でも辞退できることがわかります。

ただし、辞退する際に注意点を守らないと後々トラブルになるかもしれません。

結果、入社承諾書を提出して辞退しる方がよいのか悪いのか判断できるようになります。




入社承諾書とはどういう意味

そもそも入社承諾書とはどういった意味なのでしょうか?

面接に合格した人が内定に対して承諾する書類となっています。

つまり入社の意思を示す書類とされています。

最終面接を無事に合格すると内々定通知書または内定通知書が送られてきます。

同じ書類の中に入社承諾書または内定承諾書が入っています。

いずれも特別な理由や健康上の問題、やむを得ない事態がない限り辞退することができないと書いてあります。

就活生だと一番最初に企業と約束を取り交わす書類となります。

署名や印鑑はもちろんですが、保証人を記入する場合があります。

会社によって、内定承諾書、内定誓約書、入社誓約書とも呼ばれます。

入社承諾書を提出しても辞退は可能

入社承諾書には健康上の問題や正当な理由なく拒否しない旨が書いてあります。

署名や印鑑、保証人まで記入すると必ず入社しないといけない契約書のように感じます。

しかし、署名や押印をしていますが、提出すると必ず入社しないといけないわけではありません

法的には雇用契約を結んではいません。

ただし、入社承諾書は雇用契約に近い状態にあると言えます。

安心してください。

提出後に辞退して訴えられたり、罰金はありません。

その理由として、

雇用契約ではないので、入社承諾書を提出しても辞退はできるのです。

これはあくまでも企業側が就活生を縛る策として講じているものなのです。

採用する側としては早い段階で何人が入社の意志を固めてくれたのかを確認したいのです。

その後の採用活動に大きな影響が出るからです。

予定人数が不足していれば、採用活動を続けなければなりません。

逆に人員を確保できていれば、採用活動を停止しなければならないのです。

入社承諾書は企業側が入社の意志を早く確認する策として、お願いしてる書類なのです。

注意点あり守らないとトラブルに

入社承諾書は提出しても辞退できることが分かったと思います。

ただし、注意点があるので守らなければ後でトラブルになります。

辞退は入社お2週間前まで

雇用契約を結んでいないからと言って、いつでも辞退ができるわけではありません。

3月31日までに辞退を伝えればよいと考えてはいけません。

あくまでも入社承諾書は雇用契約に近い書類となります。

これは民法627条1項で退職の自由が認められているのですが、正社員は2週間前に伝えないと退職できないということです。

それと同様に辞退は入社の2週間前までに伝えなければなりません。

《民法627条1項》
当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申し入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申し入れの日から2週間を経過することによって終了する。

次の場合は支払いが発生する可能性があります。

辞退の連絡が遅い場合、会社があなた用に借り上げ社宅などで賃貸契約を結んでいれば解約費用が発生します。

早めに辞退を伝えることが重要です。

入社承諾書の提出は保留できない

最終面接を受け、無事合格すると内定通知書と入社承諾書が同封されてきます。

ほとんどは提出期間は短めに設定されています。

早いと2週間、遅くても1カ月以内に提出期間が設定されています。

入社日までに提出すればよいものではありません。

あくまでも企業側があなたの入社意志を早く確認するための書類なのです。

よって返信期間が短めなのです。

入社承諾書の返信期間が短いので悩む人が多いのです。

例えば、

・第一希望の会社の面接結果がこれから
・他の企業の就活がまだしたい
・入社するか迷っている
・とりあえずキープしておきたい
・選択肢を増やして選びたい

返信期間が長ければ、ほとんどの悩みが解決できます。

しかし、入社承諾書の提出を保留したり、猶予をもうけてもらうことはできません。

(例外として、中途採用の場合は融通をきかせる企業は多いので採用者へ相談してみてください)

提出期間を過ぎると、企業は入社の意志がないと判断します。

そうなると後でやっぱり入社しますと言っても他の人を優先しているので入社できません。

迷ったら承諾書をとりあえず提出しておくことが得策です。

辞退を申し出るとき

では辞退する方法はどのようにしたらよいのでしょうか?

辞退するときのポイントは3つです。

・辞退するなら早めに
・辞退すべき理由を伝える
・紹介された場合は謝罪必要

辞退するなら早めに

入社承諾書を提出した後、第一志望に合格した場合は早めに辞退を知らせましょう。

電話、手紙、メールどの手段でもよいので早く辞退を知らせることが重要です。

手紙の方が丁寧でよいですが、企業はスピードを重視するためメールで先に知らせるとよいです。

最近はメールのみで辞退を知らせる人が多くなっています。

企業側で考えると、人事部は決まった人数の新卒を採用しなければなりません。

採用予定を100人としていれば90人や110人ではダメなのです。

次年度計画や中長期計画に基づき採用人数を決めているからです。

また、人員の予算も決まっているのです。

そのため辞退したならば速やかに次の人を採用しなければなりません。

辞退すべき理由を伝える

一番ダメなのは入社承諾書を提出せず、辞退の理由も伝えないことです。

反応がないと入社を断るのか、書類を確認していないのか、書類が届いていなのか、メールを見ていないのか分かりません。

また、辞退するので返答しないもダメです。

入社承諾書を提出しない場合は速やかに辞退理由を伝えてください。

もちろん入社承諾書を提出後に辞退する場合理由が必要です。

ここがポイント!

正直に伝えた方が誠意が伝わります。

『親が病気になった』、『介護が必要になった』

このような理由は多いですがダメです。

人事部もまたいつもの言い訳かと思ってしまいます。

ここは正直に

申し訳ありません、他社に決めました

こちらの方が潔いです。

そうなると企業側は魅力がなかったと諦めがつきます。

正当な理由を探そうと時間をかけてはいけません。

紹介された場合は謝罪が必要

大学の教授やゼミの先生に紹介をもらった場合は謝罪が必要です。

企業側にも丁重なお詫びと教授やゼミの先生にも謝罪が必要です。

先生の信用問題に発展すると次回から後輩へ紹介できなくなります。

紹介を受けて辞退する場合の謝罪はメールではなく、電話及び手紙で丁重にお詫びしましょう。

提出後に辞退する人の割合

入社承諾書を提出した後に辞退する人はどのぐらいの割合でいるのでしょうか?

私の会社では毎年1割前後が提出後に辞退となっています。

100人入社承諾書を提出したら、10人が辞退します。

つまり入社承諾書提出後の辞退率は10%前後です。

他の会社は分かりませんが、推察すると5~20%ぐらいかと思われます。

意外と少ないと思われるかもしれません。

入社承諾書を提出すると必ず入社しないといけないと思っている人がまだまだ多いのです。

提出後は断りにくいと考えている人もいるかもしれません。

入社承諾書を提出すると就活を止める人が多いのも事実です。




まとめ

入社承諾書は提出しても辞退することはできます。

提出したら必ず入社しないといけない書類ではありません。

企業側があなたの入社意志を早く確認するための書類なのです。

ただし、提出後に辞退することがわかれば、速やかに企業へ知らせましょう。

また、辞退理由も正直に答えた方が潔いです。

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Posted by はれきち